Аргументы и факсы - учимся на секретаря

Считаете, что вузовское образование и повышение квалификации на разнообразных семинарах-тренингах необходимы лишь топ-менеджерам, эйчарам и банкирам? Ошибаетесь! Занять место в офисе без диплома и внушительного багажа знаний-навыков сложно даже… рядовой сотруднице приемной. Не говоря уже о личном помощнике руководителя, требования работодателей к которому скоро сравняются с уровнем запросов к претендентам на должность Генерального секретаря ООН.

Несколько лет назад позиция секретаря воспринималась не иначе, как возможность трудоустроиться без институтских «корочек» и опыта. Сегодня получить должность в приемной может далеко не каждый соискатель (вернее, соискательница). Найти короткий путь к сердцам работодателей современным претенденткам на вакансию помогает… нет, не броская внешность, обрамленная глубоким декольте и вызывающей мини-юбкой, а вузовское образование и целый набор специальных навыков и знаний, без которых выжить в конкурентной борьбе за теплое местечко в офисе становится сложнее.

Приемная комиссия

В объявлениях о секретарских вакансиях все чаще встречается аббревиатура «ВО», свидетельствующая об успешном (или не очень) обучении в стенах университета. Скажем больше: из разряда исключений это требование уже практически перекочевало в список обязательных условий приема на работу.

Государственные стандарты к претенденткам на вакансию рядовой сотрудницы приемной менее строги, чем у работодателей. По Справочнику квалификационных характеристик профессий, секретарю руководителя достаточно получить профессионально-техническое образование или даже пройти подготовку непосредственно на служебном месте. Казалось бы, этого вполне достаточно.

Неужели без вузовского диплома нельзя приготовить ароматный кофе, корректно ответить на телефонный звонок и набрать элементарный текст на компьютере? Конечно, можно. Но где гарантия, что новоявленная кандидатка на должность умеет пользоваться не только факсом и электрочайником, но и сможет грамотно изъясняться, умело поддержать беседу, будет обладать прекрасными манерами? А ведь перечень обязанностей довольно широк и не ограничивается «общением» по телефону и обработкой корреспонденции.

Секретарь должен знать:
- положения, инструкции и другие нормативные документы, регулирующие деятельность предприятия;
- принципы организации деловодства;
- методы обработки и оформления документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами (телефонами, факсами, мини-АТС и т. п.);
- стандарты оформления организационно-распорядительной документации, деловой корреспонденции;
- основы административного права и трудового законодательства;
- этику и эстетику;
- тонкости делового общения.

К столь содержательному списку, очерченному в Справочнике, работодатели часто добавляют и собственные пункты. Особо высокая планка ставится перед личными ассистентами или помощниками руководителей, которые в некоторых вопросах просто обязаны разбираться лучше шефов.

Ольга Гордиенко, помощник руководителя одной из столичных компаний:
— Минимальные требования к подготовке — высшее образование, плюс курсы секретарей, тренинги по маркетингу, психологии. Идеальная помощница руководителя прекрасно знает, чем занимается фирма, шеф, начальники отделов и каждый из сотрудников.

Коммуникабельна и всегда держит руку на пульсе офисных событий. Никогда ничего не забывает и каким-то непостижимым образом успевает общаться с коллегами, стенографировать совещания, составлять распорядок дня руководителя, вплоть до планирования вечернего досуга. Целеустремленная, свято верящая в карьерный рост, и вечерами постоянно чему-то обучающаяся на разнообразных курсах.

Куда поступить?

В институтах-университетах секретарскому делу не обучают. Только в профессиональных лицеях и училищах, среди абитуриентов которых профессия вот уже несколько лет котируется одной из наиболее востребованных и популярных. Чему учат в ПТУ? В некоторых учебных заведениях специальность секретаря руководителя (организации, предприятия, учреждения) интегрируется с родственными профессиями, например, оператора компьютерного набора или инспектора по кадрам, что значительно расширяет возможности трудоустройства. Зачисляют на обучение после девяти или одиннадцати классов.

За время подготовки (а это три или год соответственно) будущие секретари изучают:
- учет и регистрацию входящей/исходящей корреспонденции;
- правила оформления документов согласно требованиям Единой государственной системы деловодства (ЕГСД);
- контроль правильности написания заявлений, подаваемых на подпись начальству;
- нюансы пользования компьютерами и другой офисной техникой и т. д.

Учащимся рассказывают, как вести документацию сотрудников в случае отсутствия кадровика. Так что, в идеале любая выпускница ПТУ должна уметь оформлять приказы по личностному составу, трудовые книжки, документы о командировках, табель учета рабочего времени и любые справки.

Будьте в курсе

Чтобы получить профессию секретаря, вовсе не обязательно поступать в профтехучилище. Обучиться премудростям работы в приемной можно и на специализированных курсах, где всего за пару месяцев из вас постараются сделать настоящего помощника руководителя.

Сегодня краткосрочные программы для секретарей предлагают практически все столичные учебные центры. В отличие от ПТУ, занятия на курсах длятся несколько месяцев, проводятся по вечерам, что позволяет совмещать обучение и работу.

Как выбрать курсы? Пытаясь сэкономить время и деньги, не стоит ориентироваться на предложения с меньшим количеством занятий. Средства вы, может, и сбережете, но вместо основательной подготовки рискуете ограничиться набором обзорных лекций и несколькими практикумами по работе за компьютером и заполнению документации. Так что, прежде чем оплатить курс (а это около 250-400 гривен в месяц), детально проанализируйте содержание учебных планов, поинтересуйтесь уровнем квалификации преподавателей, техническим оснащением аудиторий. Советуем выбирать комплексные программы, обучающие основам нескольких профессий.

Так, в Институте экономики, права и систем управления Песоцких можно получить комбинированную специальность «менеджер по персоналу — секретарь — офис-менеджер — администратор». А в Институте подготовки кадров промышленности — навыки работы секретаря руководителя, офис-менеджера, оператора ПК и менеджера по персоналу. Овладение несколькими направлениями деятельности позволяет расширить не только спектр знаний и умений, но и возможности трудоустройства. Узкопрофильная профессия может стать неплохим дополнением к высшему образованию.

Анжела Костюр, заместитель директора учебного центра «Успех»:
— Курсы подготовки секретарей пользуются немалой популярностью среди слушателей. Занятия рассчитаны на три месяца и включают не только теорию (лекции), но и работу в компьютерном классе. Будущие помощники руководителей проходят курсы делопроизводства, получают навыки быстрого набора текстов документов, учатся заполнять первичные бухгалтерские документы (выписывать счета, накладные, платежки).

Кроме этого, знакомятся с основами рекламы и маркетинга, экономики и финансов предприятия, трудового законодательства, нюансами делового этикета и протокола — в общем, всем, что помогает стать незаменимым сотрудником в любом современном офисе!

Что проходят на курсах? В идеале, будущие секретари осваивают довольно широкий перечень дисциплин, который несущественно варьируется в разных учебных центрах.

Обязательно изучают:
- секретарское дело (введение в специальность, должностные обязанности, прием и учет посетителей, делопроизводство и документооборот, работа с деловой корреспонденцией, техника телефонных переговоров);
- работу на ПК (операционная система Windows, офисные приложения Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express, Internet Explorer, Access, сканирование в FineReader, архиваторы и антивирусы, скоростной набор текста десятипальцевым слепым методом);
- работу с офисной техникой (факсом, принтером, телефоном, мини-АТС, сканером).

Дополнительные предметы:
- экономика (понятия прибыли и расходов, как их сократить и увеличить);
- трудовое право и учет кадров (трудовое законодательство, трудовой контракт, аспекты взаимоотношений фирмы и работника, правила оформления и увольнения, заполнение и порядок хранения трудовой книжки);
- маркетинг и реклама (понятие целевой аудитории и позиционирования компании, где и как разместить рекламу, схема рекламного объявления);
- бухгалтерский учет (работа с первичными бухгалтерскими документами, программное обеспечение «1:С Бухгалтерия»);
- техника поиска работы (законы правильного составления резюме, поиск работы через интернет и кадровые агентства, как показать себя с лучшей стороны и как успешно пройти собеседование);
- психология (налаживание отношений в рабочем коллективе, коммуникативные навыки, борьба со стрессами);
- деловая этика (офисный дресс-код, культура общения, особенности ведения деловой переписки и телефонных переговоров).

Нюанс. Заранее уточните, выдается ли после окончания курсов диплом или свидетельство государственного образца. Деятельность центра должна быть подкреплена лицензией Министерства образования Украины. Только этот документ может стать гарантом высокого уровня знаний и их соответствия принятым стандартам.

Перспективы профессии

По словам помощника руководителя Ольги Гордиенко, позиция ассистента шефа — отнюдь не тупик профессионального развития в компании. Стартуя с позиции секретаря, вы получаете прекрасную возможность сделать успешную карьеру. Постигнув все нюансы администрирования и специфики работы в подразделениях фирмы, толковый помощник без особого труда сумеет взять в свои руки руководство секретариатом, развить карьеру в избранном направлении и даже стать исполнительным или административным директором. Но, только в том случае, если постоянно пополняет багаж профессиональных навыков, повышая квалификацию.

Ольга Гордиенко, помощник руководителя:
— Непрофессионального секретаря распознать довольно просто. Фигурка куклы Барби и улыбчивая мордашка, привычка болтать по делу и без. Знание компьютера, особенно интернета, куда милашка погружается сразу же после покраски ногтей и припудривания хорошенького носика, ограничивается просмотром сайта «Одноклассники.ru». Приходит на работу на 20 минут позже начальника и уже давно приучила шефа не «заморачиваться» над грамотным ведением документооборота. Курсы английского ничуть не прибавили ей интеллекта. И вот уже второй год ежемесячно подписывая зарплатную ведомость, руководитель удивляется: за что я плачу этой вертихвостке $1500?
Если в приведенном образе не узнаете себя, значит, с уровнем профессионализма у вас все в порядке.

Из резюме
— «Прошу принять меня на должность секретаря-референдума».
— «У меня высшее гуманитарное образование: специальные курсы секретарей-референтов».
— «Незнакомая должность секретаря привлекает меня своей новизной».